Une solution en deux étapes pour dompter l'e-mail

Une solution en deux étapes pour dompter l'e-mail
Je l'appelle & ldquo; le frisson et rdquo; - la manifestation physique de l'inconfort lorsqu'une tâche indésirable crie pour mon attention. Pièce A: Ma boîte aux lettres débordante. ( shiver shiver shiver) Je vais faire une supposition ici et supposer que votre boîte de réception est aussi loin d'être vide et peut-être aussi vous donner des frissons.

Je l'appelle & ldquo; le frisson et rdquo; - la manifestation physique de l'inconfort lorsqu'une tâche indésirable crie pour mon attention. Pièce A: Ma boîte aux lettres débordante. ( shiver shiver shiver) Je vais faire une supposition ici et supposer que votre boîte de réception est aussi loin d'être vide et peut-être aussi vous donner des frissons.

Le frisson est une tension en réponse à une tâche désagréable et inachevée. Chaque fois que je frissonne, je dépense un peu d'énergie. Qu'est-ce que je reçois en retour? Rien. Dépenser constamment de l'énergie sans récompense en retour est une recette pour une chose: l'épuisement professionnel. L'email est-il un outil utile ou un fardeau oppressif? Est-ce que cela vous rend plus productif ou est-ce que cela ne fait qu'ajouter à votre stress? La réponse est ... les deux.

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est un moyen d'optimiser les aspects positifs du courrier électronique et de repousser le monstre qu'il peut facilement devenir. Apprivoiser la bête de l'email est un processus en deux étapes. Une fois que vous abordez la première étape, la seconde est relativement facile. Première étape: arriver à zéro. Deuxième étape: restez là. C'est plus facile que vous ne le pensez!

Atteindre zéro. La première fois que j'ai même pensé à effacer complètement ma boîte de réception, j'avais accumulé 5 000 emails. C'était un nombre écrasant, jusqu'à ce que je réalise un fait important: 99% d'entre eux étaient sans valeur. Au mieux, ils étaient une étape minuscule au-dessus du courrier indésirable, et la plupart d'entre eux ne se qualifiaient même pas comme ça. Pourquoi étais-je accroché à tant d'ordure sans valeur? Ou plutôt, pourquoi est-ce que je le laissais m'accrocher?

La première chose à faire pour arriver à zéro est de tomber amoureux de votre bouton de suppression. Faites en sorte qu'il soit normal que vous appuyiez sur le bouton Supprimer à chaque fois que vous vérifiez votre boîte de réception, et que vous soyez tout à fait satisfait de votre déclencheur. Pensez-y en termes de définition de nouveaux enregistrements de vitesse pour la suppression des messages. (Voici le filet de sécurité: l'email supprimé va à votre poubelle et reste là jusqu'à ce que vous le videz.) Les gens dans les bureaux près de vous devraient s'habituer à un bruit de tapement incessant provenant de votre espace comme vous le supprimez comme le vent!

La partie suivante de la première étape concerne David Allen vos messages. Si vous n'avez jamais lu son livre Getting Things Done , vous devriez le faire. Mon adaptation des principes d'Allen fournit un processus hiérarchique en quatre étapes pour la gestion des courriels:

  • Option 1: Supprimez-la.
  • Option 2: Déléguez-le. Trouvez la personne appropriée pour transférer les messages, puis supprimez-les de votre boîte de réception. Ceci est particulièrement important lorsque vous effectuez votre purge initiale.
  • Option 3: Faites-le. Suivez la règle des deux minutes: Si vous pouvez accomplir une tâche en moins de deux minutes, alors faites-le tout de suite. Vous serez étonné de voir combien de courriels peuvent être traités en très peu de temps.Répondez rapidement à tous les messages auxquels vous pouvez répondre en moins de deux minutes, puis supprimez-les. Important: si vous trouvez un e-mail nécessitant plus de deux minutes de votre temps, choisissez une autre option pour cela.
  • Option 4: Différez-la. Désignez une heure spécifique pour traiter des messages spécifiques et entrez ces heures comme des tâches dans votre calendrier.

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Une fois que vous avez reçu la pile de messages de David Allen dans votre boîte de réception, placez tous les e-mails restants dans des dossiers. Chaque programme de messagerie sur la planète vous permet de configurer des dossiers. Une fois que vous avez créé et étiqueté plusieurs dossiers pour contenir vos messages électroniques, vous pouvez encore avoir des messages persistants et difficiles à catégoriser. (Je les appelle les "iffys" et ils peuvent s'accumuler par centaines si vous ne les regardez pas!) Pour tous les messages iffy, créez un dossier appelé & ldquo; e-mails Je ne serai probablement jamais arriver à, mais se sentir coupable de la suppression. & rdquo; Mettez tous des messages restants dans ce dossier (croyez-moi, vous ne les regretterez pas !) Et prenez un moment pour contempler la gloire qui est votre boîte de réception nouvellement vidée. ( Cue le chœur céleste en chantant une seule note.)

Rester à zéro: Quotidien. Une fois que vous aurez mis votre boîte de réception à zéro (c'est génial!), Vous serez motivé pour le garder. Adopter quelques pratiques simples vous équipera pour y parvenir.

  1. Indiquez des heures spécifiques pour vérifier vos e-mails. C'est tout simplement une mauvaise gestion du temps pour gérer tous les e-mails au fur et à mesure. Renversez la chose pendant 90 minutes, faites un peu de travail, et vérifiez seulement votre boîte de réception pendant les heures que vous avez indiquées. (Si vous avez l'habitude de cliquer sur votre email plusieurs fois par heure, cela prendra un peu de temps pour l'ajuster.) Gardez vos yeux sur le prix.
  2. Entrez dans vos sessions email avec les quatre options de David Allen à l'esprit. Rappelez-vous que la première option est toujours supprimer .
  3. Résistez à la tentation de vous dire, & ldquo; J'y reviendrai plus tard. & rdquo; Cela arrive généralement parce que nous parcourons nos emails avec désinvolture par rapport à notre utilisation stratégique de notre temps pour prendre des décisions à leur sujet. Je suis certain que la grande majorité des 5 000 courriels qui ont pris la résidence permanente dans ma boîte de réception ont commencé avec moi en prenant la pseudo décision de & ldquo; arriver à cela plus tard & rdquo; -- encore et encore et encore.
  4. Faites-en un jeu et célébrez la victoire. Regarder ma boîte de réception complètement vide apporte un sourire à mon visage. Tout est pris en compte et il n'y a rien qui pèse sur ma tête. Va moi!

Autoriser les courriels à vous accabler et à réduire votre productivité est stupide. Travaillez intelligemment, évitez le burn-out et adoptez la liberté d'une boîte de réception vide. Il y a assez de choses dans la vie pour donner un frisson - la tyrannie du courrier électronique ne doit pas être l'une d'entre elles.

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