La meilleure façon de gérer une réunion d'affaires

La meilleure façon de gérer une réunion d'affaires
L'étiquette est essentielle à la bonne marche des affaires, car le temps de présence permet une communication claire et une prise de décision efficace. Mais trop souvent, les réunions durent plus longtemps qu'elles ne le devraient et ne parviennent pas à maintenir l'engagement des participants. Que vous rencontriez des partenaires, des vendeurs ou des employés, faites preuve de brio dans votre salle de réunion avec ces incontournables réunions.

L'étiquette est essentielle à la bonne marche des affaires, car le temps de présence permet une communication claire et une prise de décision efficace. Mais trop souvent, les réunions durent plus longtemps qu'elles ne le devraient et ne parviennent pas à maintenir l'engagement des participants.

Que vous rencontriez des partenaires, des vendeurs ou des employés, faites preuve de brio dans votre salle de réunion avec ces incontournables réunions.

Déterminer l'objectif. Un objectif clair donnera le ton à la réunion et déterminera sa direction. Votre objectif devrait être spécifique et mesurable. Si vous attendez des participants qu'ils réfléchissent, demandez à chaque participant d'arriver avec une liste d'idées.

Demandez-vous si une réunion est réellement nécessaire. Les réunions peuvent être coûteuses. Pour calculer le coût exact, multipliez le salaire horaire de chaque personne présente par la durée du rassemblement. Si votre objectif peut être atteint par courrier électronique, conférence téléphonique, Skype ou même une discussion en tête-à-tête, passez la réunion au complet.

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Invitez les décideurs. Les réunions les plus efficaces impliquent les parties prenantes pour garantir que les décisions peuvent être prises immédiatement. Si un décideur clé n'est pas disponible, demandez à un subordonné de participer. Idéalement, cette personne pourra parler au nom de son superviseur et, à tout le moins, prendre des notes et faire un rapport.

Levez-vous. Les réunions de routine conçues pour toucher les employés et discuter des rapports de situation peuvent généralement être accomplies en 15 minutes ou moins. Vous serez plus susceptible de garder la réunion courte et au point si tout le monde reste debout.

Planifier stratégiquement. Si vous souhaitez que chaque participant à la réunion soit pleinement engagé, évitez les lundis matins, lorsque tout le monde est en train de rattraper son courrier électronique. Évitez également les vendredis après-midi, lorsque les employés sont occupés à terminer la semaine et attendent avec impatience le week-end. Planifiez des réunions un jour et une heure où les participants sont les plus susceptibles de s'engager.

Fixez une limite de temps et respectez-la. Les réunions qui traînent pendant des heures font perdre patience et concentration aux participants. Les périodes d'attention sont courtes et le temps précieux. Les réunions les plus productives commencent à l'heure et se terminent à l'heure.

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Prioriser l'ordre du jour. Ne laissez pas les sujets les plus importants pour la fin. Pour vous assurer que les objectifs les plus prioritaires sont atteints, discutez d'abord des problèmes les plus pertinents. De cette façon, si quelqu'un doit partir ou quitter la réunion plus tôt, vous aurez quand même atteint vos objectifs principaux.

Respectez l'agenda. L'ordre du jour est un aperçu - un cadre - pour garder tout le monde sur le sujet et pour maintenir le flux de la réunion. L'ordre du jour devrait être gardé à une page et ne devrait pas inclure autre chose que les principaux sujets de conversation.Les conversations de barre latérale perdent un temps précieux. Si les participants insistent pour parler hors tour, intervenir et suggérer qu'ils parlent après la réunion ou programmer une discussion séparée. Puis segue immédiatement revenir au sujet à portée de main.

Diffuser des concepts à travers des histoires. Lorsque vous présentez un groupe avec des concepts clés ou de nouvelles idées, en particulier des modèles difficiles à comprendre, expliquez pourquoi ils devraient s'en préoccuper. Cadrez le problème avec une histoire rapide et utilisez des exemples.

Enveloppez-le clairement. À la fin de la réunion, réitérer rapidement toutes les décisions, les échéances et clarifier les mesures de suivi requises. Tous les participants à la réunion doivent comprendre exactement ce que l'on attend d'eux. Programmer des réunions de suivi immédiatement.

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